Qué es un punto de venta y cómo funciona
Ultima actualización: 29/03/23
Ultima actualización: 29/03/23
Qué es un punto de venta, cómo funciona, qué equipos necesita y cómo elegir un software POS para controlar ventas, inventario y caja.
Cobrar una venta es solo una parte de lo que sucede dentro de un negocio. También necesitas registrar el producto, actualizar el inventario, controlar el dinero recibido y comprobar al final del día si las cuentas coinciden.
Un punto de venta reúne estos procesos en un mismo sistema. Además de ayudarte a cobrar con mayor rapidez, puede organizar las ventas, el inventario, la caja y los reportes para que tengas una visión más clara de tu negocio.
Un punto de venta es el espacio físico o digital donde un cliente paga por un producto o servicio. El término también se utiliza para describir el sistema que permite registrar y procesar la operación.
En inglés se conoce como Point of Sale, por lo que muchas veces encontrarás las siglas POS.
Actualmente, un sistema de punto de venta puede ayudarte a:
Por eso, ya no se trata únicamente de una caja registradora. Es una herramienta que conecta distintas áreas de la operación comercial.
Un sistema de punto de venta está compuesto por dos elementos principales: el software y el hardware.
El software de punto de venta es el programa encargado de procesar la información. Desde él puedes registrar productos, precios, ventas, formas de pago, movimientos de inventario y usuarios.
Un software completo también puede generar reportes y permitirte revisar la operación de diferentes sucursales.
El hardware corresponde a los equipos físicos que utilizas para vender. Dependiendo del tipo y tamaño del negocio, un kit puede incluir:
No todos los negocios necesitan los mismos dispositivos. Una tienda con muchos productos puede beneficiarse de un lector de códigos, mientras que un negocio pequeño puede comenzar utilizando una tablet y una impresora.
Antes de comprar los dispositivos, revisa qué equipos necesitas para tu punto de venta según la forma en la que opera tu negocio.
Imagina que un cliente se acerca a pagar un producto.
Primero, el vendedor escanea el código de barras o busca el artículo dentro del sistema. El programa identifica el producto y muestra su precio.
Después, el vendedor selecciona la forma de pago: efectivo, tarjeta, transferencia u otra opción disponible. Al confirmar la operación, el sistema registra la venta y genera el ticket o comprobante correspondiente.
Cuando el punto de venta está conectado con el inventario, la cantidad vendida se descuenta automáticamente del stock.
El proceso puede resumirse en seis pasos:
Me interesa adquirir un sistema de punto de venta
El vendedor no necesita memorizar precios ni realizar cálculos manuales. Puede buscar o escanear el producto y registrar la operación en pocos pasos.
Esto reduce errores y ayuda a evitar filas largas durante los momentos de mayor demanda.
Cada operación queda registrada dentro del sistema. De esta manera, puedes consultar cuánto vendiste y qué productos salieron.
Cuando el punto de venta está conectado con el inventario, también puedes conocer qué artículos están disponibles y cuáles necesitas reponer.
Para mejorar este proceso, conoce los principales métodos de control de inventarios y elige el más adecuado para tu operación.
El sistema registra cuánto dinero debería existir según las ventas realizadas y las formas de pago utilizadas.
Esto permite comparar el efectivo disponible, los pagos con tarjeta y otros movimientos al terminar la jornada. Revisa también cómo hacer un cierre de caja y ordenar las ventas del día.
Los reportes pueden mostrar información como:
Así puedes tomar decisiones con información real en lugar de depender únicamente de la memoria, una libreta o diferentes archivos.
El precio de un punto de venta depende del software, los equipos y las funciones que necesite el negocio.
Los principales costos pueden incluir:
Antes de comparar solamente el precio, revisa qué incluye cada alternativa. Una opción económica puede resultar limitada si no controla inventario, no genera reportes o cobra cargos adicionales por usuarios o sucursales.
Un buen sistema debe adaptarse a la manera en la que funciona tu negocio, no obligarte a complicar la operación.
Tus vendedores deben aprender a utilizarlo rápidamente. Una plataforma intuitiva reduce errores y evita depender de una sola persona para registrar las ventas.
Verifica que el sistema actualice el stock con cada venta y permita registrar aperturas, ingresos, retiros y cierres de caja.
Un sistema alojado en la nube puede permitirte consultar el negocio desde una computadora, tablet o celular, sin depender de un único equipo instalado en el local.
El software debe permitirte emitir los comprobantes que necesita tu negocio y mantenerse actualizado frente a las disposiciones fiscales aplicables en México.
Evalúa qué acompañamiento recibirás durante la implementación y qué canales de ayuda tendrás disponibles cuando surja alguna duda.
Puedes revisar con mayor detalle cómo escoger el mejor sistema de punto de venta en México.
Cómo implementar un punto de venta
Para comenzar, organiza tu catálogo con los nombres, códigos, precios y existencias de cada producto.
Después, configura las formas de pago, usuarios, sucursales, cajas y documentos que utilizarás. Conecta los equipos necesarios y realiza algunas ventas de prueba antes de comenzar a operar.
También conviene capacitar al equipo para:
Existen muchos equipos para punto de venta, los cuales debes escoger de acuerdo a los requerimientos de tu tienda.
Un equipo esencial es un terminal all in one, desde el cual puedes controlar otros dispositivos periféricos. También puedes optar por una computadora o tablet en el que puedas instalar el software de punto de venta.
En cuanto a los accesorios, necesitarás:
impresora de tickets: una impresora térmica agiliza la emisión de los tickets, además de que ayuda a ahorrar espacio y tinta.
lector de código de barras: te ayudará a registrar rápidamente tus productos.
gaveta de dinero: te permite gestionar de forma segura tu efectivo.
datáfono: conocido también como máquina POS, terminal punto de venta o TPV, es el dispositivo que te permite cobrar con tarjeta de crédito o débito.
Antes de implementar tu sistema de punto de venta, necesitas considerar las necesidades de tu negocio. Piensa en tu volumen de ventas, los tipos de documentos que necesitas emitir, la cantidad de sucursales y almacenes que manejas, etc. En función a esta información, escoge el software que mejor se adecúe a las necesidades de tu negocio.
Algunos puntos a considerar para elegir el mejor sistema son:
Facilidad de uso: que el software sea intuitivo y fácil de usar, de modo que tú y tus vendedores puedan usarlo sin ayuda.
Funcionalidad: escoge un sistema que te permita controlar tu inventario, generar cupones, crear reportes, etc.
Accesibilidad: es mejor elegir un sistema que se aloje en la nube, al cual puedas acceder desde cualquier parte en cualquier momento.
Variedad de documentos: verifica que el sistema te permita emitir los documentos y comprobantes que requieras en tu negocio. Asimismo, debe estar actualizado con las nuevas normativas del SAT.
Servicio posventa: opta por un sistema que te brinde soporte local a través de distintos medios de comunicación, como chats, whatsapp, e-mail y teléfono.
En México cuentas con varias opciones. Algunos de los sistemas más usados son Bsale, Sicar y Alegra.
Bsale es un sistema de ventas e inventario para negocios que necesitan centralizar su operación.
Te permite registrar ventas, descontar automáticamente los productos del inventario, controlar el cierre de caja y revisar reportes por producto, stock, vendedor o sucursal.
Al trabajar en la nube, puedes consultar la información desde diferentes dispositivos y mantener conectadas las ventas con el inventario.
Así, el punto de venta deja de ser solamente el lugar donde cobras y se convierte en una herramienta para saber qué estás vendiendo, cuánto tienes disponible y cómo está funcionando tu negocio.
Conoce el sistema de punto de venta de Bsale y solicita una prueba gratuita.
POS significa Point of Sale o punto de venta. Se refiere al espacio o sistema en el que se registra y procesa el pago de una venta.
Generalmente necesita un software y un dispositivo como una computadora o tablet. Según la operación, también puede incorporar una impresora de tickets, lector de códigos, gaveta de dinero y terminal bancaria.
Sí, siempre que el software incluya esta funcionalidad. Al registrar una venta, el sistema puede descontar automáticamente la cantidad vendida del inventario.
Sí. Algunos sistemas funcionan desde tablets, computadoras y otros dispositivos conectados a internet. Debes comprobar que el software sea compatible con los equipos y accesorios que utilizarás.
"Nunca es demasiado tarde para ser quien quieres ser."
Crea tu tienda online con Bsale
Muestra tus productos en tu web
Vende a través de tu propia web
Tu tienda online las 24 hrs
¡Vende más con Bsale!
Rodrigo Esquivel