Los inventarios: ¿Qué son y para qué sirven?
Ultima actualización: 30/09/22
Ultima actualización: 30/09/22
Aprende qué es un inventario y cómo puede ayudarte a evitar faltantes, controlar tu stock y tomar mejores decisiones de compra en tu negocio.
Administrar un negocio implica controlar ventas, compras, productos, proveedores y muchas otras tareas al mismo tiempo. Cuando no existe un registro claro de las existencias, es fácil comprar mercancía de más, quedarse sin productos importantes o incluso perder dinero sin saber exactamente por qué.
Por eso, llevar un inventario es una de las prácticas básicas para mantener ordenado un negocio y tomar mejores decisiones de compra y venta.
En esta guía te explicamos qué es un inventario, para qué sirve, cuáles son sus principales tipos y por qué es importante mantenerlo actualizado.
Un inventario es un registro ordenado de los productos, materiales o bienes que posee un negocio en un momento determinado.
En una tienda, por ejemplo, el inventario permite saber cuántas unidades hay disponibles de cada producto, cuánto cuestan y cómo cambian las existencias cuando se realizan compras o ventas.
Un registro de inventario puede incluir información como:
El objetivo es tener una visión clara de qué tiene realmente el negocio y evitar depender únicamente de la memoria o de revisiones manuales de la bodega.
El inventario sirve para conocer y controlar las existencias de un negocio.
Mantener esta información actualizada permite saber qué productos están disponibles, cuáles necesitan reposición y cuáles llevan demasiado tiempo almacenados.
Entre sus principales funciones están:
Si conoces tus existencias puedes anticipar cuándo necesitas volver a comprar mercancía.
Esto ayuda a disminuir los quiebres de stock y evita perder ventas porque un producto no se encuentra disponible.
Un inventario actualizado también evita comprar productos que todavía tienes almacenados.
Esto es especialmente importante cuando manejas cientos de referencias o trabajas con diferentes proveedores.
Tener grandes cantidades de productos sin vender significa mantener dinero inmovilizado en la bodega.
Controlar el inventario permite identificar mercancía con poca rotación y tomar decisiones como ajustar compras, promociones o precios.
Comparar las existencias registradas con el inventario físico puede ayudar a detectar:
Cuando sabes exactamente qué productos tienes disponibles, puedes entregar información más confiable al comprador y evitar prometer mercancía que ya no está en stock.
Ejemplo sencillo de un inventario
Imagina una tienda que vende accesorios.
Su inventario podría verse así:
Producto SKU Stock Costo unitario Precio de venta
| Mochila negra | MOCH-001 | 15 | $350 | $599 |
| Gorra azul | GOR-002 | 8 | $120 | $249 |
| Cartera café | CAR-003 | 12 | $180 | $399 |
| Cinturón negro | CIN-004 | 5 | $110 | $229 |
Con esta información el negocio puede identificar rápidamente qué producto tiene pocas existencias y necesita reponerse.
Aunque suelen utilizarse como sinónimos, existe una pequeña diferencia.
Stock normalmente hace referencia a la cantidad disponible de un producto.
Inventario es un concepto más amplio porque incluye el registro y control de esas existencias, además de información como costos, movimientos, ubicación o valoración.
Por ejemplo:
Stock de mochilas negras: 15 unidades.
Mientras que el inventario puede indicar también cuándo ingresaron, cuánto costaron, dónde están almacenadas y cuántas se han vendido.
Existen diferentes formas de clasificar un inventario según el momento en que se realiza, el tipo de mercancía o la forma de llevar el registro.
Es el registro de las existencias disponibles al comenzar un periodo determinado.
Permite establecer un punto de partida para posteriormente comparar compras, ventas y existencias finales.
Se realiza al terminar un periodo para conocer las existencias que permanecen disponibles.
Comparar el inventario inicial y final ayuda a analizar los movimientos que tuvo la mercancía durante ese periodo.
Consiste en contar manualmente los productos que realmente existen en una tienda, almacén o bodega.
Este conteo se utiliza para verificar si las cantidades físicas coinciden con los registros del sistema.
En este método las existencias se actualizan cada vez que ocurre una entrada o salida.
Por ejemplo:
Compra de mercancía ? aumenta inventario
Venta ? disminuye inventario
Cuando se utiliza un sistema de ventas conectado al inventario, estos movimientos pueden registrarse automáticamente.
Incluye los materiales utilizados para fabricar un producto.
Es común en negocios que producen o transforman mercancía.
Corresponde a los productos que ya están listos para ser comercializados.
En una tienda retail, este suele ser el inventario que se encuentra disponible para venta.
Es una cantidad adicional de productos que se mantiene disponible para enfrentar aumentos inesperados de demanda o retrasos de proveedores.
Un negocio puede vender mucho y aun así tener problemas de rentabilidad si compra demasiados productos, acumula mercancía que no rota o pierde existencias constantemente.
Por eso, controlar el inventario permite tomar decisiones utilizando información real.
La falta de control puede generar varios problemas.
Ocurre cuando compras más mercancía de la que realmente puedes vender.
Esto ocupa espacio y mantiene dinero inmovilizado.
Sucede cuando un producto se agota y no puedes atender la demanda de tus clientes.
Es especialmente importante en alimentos, cosméticos, medicamentos y otros productos con fecha de caducidad.
No saber cuánto inventario queda puede obligarte a realizar compras urgentes y, en algunos casos, pagar precios o costos logísticos mayores.
Cuando los movimientos no se registran correctamente, las cifras que ves pueden ser diferentes de las existencias reales.
La forma más sencilla dependerá del tamaño del negocio.
Inventario manual
Puede funcionar en negocios pequeños que manejan pocas referencias.
Sin embargo, conforme aumenta el volumen de productos se vuelve más difícil mantenerlo actualizado.
Una hoja de cálculo permite organizar información como:
Puede ser una buena alternativa para comenzar.
Si quieres llevar tu inventario utilizando una hoja de cálculo, también puedes revisar nuestra guía específica sobre cómo hacer un inventario en Excel.
Cuando el negocio crece, utilizar un sistema puede reducir gran parte del trabajo manual.
Un software permite registrar compras, ventas y movimientos para mantener las existencias actualizadas.
Inventario y control de inventario no son exactamente lo mismo
El inventario es el registro de los productos y existencias.
El control de inventario comprende las acciones que realizas para administrarlo correctamente: registrar movimientos, realizar conteos, definir niveles mínimos, analizar rotación y planificar compras.
Si quieres profundizar en esa parte, consulta nuestra guía:
Control de inventario: qué es, cómo hacerlo y por qué es importante
De esta forma cada contenido responde a una intención diferente y puedes profundizar en el tema que necesitas.
Cuando ventas e inventario funcionan por separado, mantener las existencias actualizadas requiere más trabajo.
Un sistema integrado puede registrar automáticamente movimientos asociados a las operaciones del negocio.
Por ejemplo:
Vendes un producto
?
se registra la venta
?
se descuenta la unidad del inventario
?
la nueva existencia queda disponible para consulta
Esto permite reducir tareas manuales y tener una visión más actualizada del stock.
Bsale permite administrar ventas e inventario desde un mismo sistema, ayudando a conocer las existencias del negocio y revisar su información desde distintos dispositivos.
Si todavía llevas el inventario de forma manual, una plantilla puede ayudarte a comenzar a ordenar tus productos.
Puedes utilizarla para registrar:
Descarga nuestro kit de inventario con una plantilla para Google Sheets y empieza a organizar las existencias de tu negocio.
Es el registro organizado de los productos, materiales y otras existencias que posee una empresa en un momento determinado.
Su objetivo es conocer qué productos tiene el negocio, cuánto tiene disponible y cómo cambian las existencias con las compras, ventas y otros movimientos.
Depende del volumen y tipo de negocio. Algunas empresas realizan conteos físicos periódicos, mientras que los sistemas de inventario permanente actualizan las existencias con cada movimiento.
El inventario físico consiste en contar las existencias reales en una fecha determinada. El inventario perpetuo actualiza las cantidades constantemente conforme se registran entradas y salidas.
Sí. Excel o Google Sheets pueden ser suficientes para negocios pequeños. Cuando aumentan los productos, sucursales o movimientos diarios, un software especializado facilita mantener la información actualizada.
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Rodrigo Esquivel