¿Cuáles son los mejores sistemas de control de inventario?

Ultima actualización: 05/07/22

Un control de inventario es la cantidad total de existencias disponible en tu negocio en determinado momento. Al contar con esta información podrás visualizar la mercadería de forma clara y podrás revisar sus entradas y salidas. Tener un inventario al día es esencial para llevar a cabo tu empresa.

En el retail y las ventas, los inventarios o reportes son una box inexplorada de información con una gran cantidad de potencial para tu negocio. La clave es poder analizar esta información, interpretarla y tomar decisiones a tiempo. Si solo te quedas con ver el reporte y lo archivas no vas muy bien encaminado hacia el éxito. Sin embargo, es muy fácil aprender a analizar estas tomas de inventario y la información que se extrae de ellas es indispensable para hacer avanzar tu empresa en la dirección correcta.

Si hablamos de cifras te comento que menos del 50% de los negocios en Estados Unidos mantiene un control de inventario. Es decir 3 de cada 10 empresas saben cuanta cantidad de mercadería entra o sale de su tienda ¿Cómo será en México? ¿Cuántas empresas mexicanas no controlarán su inventario o sabrán cuánto están ganando? Si bien muchos negocios mexicanos utilizan cuadernos o tablas de Excel para llevar un control de inventario al día, estos métodos manuales te deben tomar muchas horas y te expones a cometer errores que pueden causar pérdidas económicas importantes.

Control de inventario para emprendedores

El conocimiento completo de tu negocio va ligado directamente al reportes de venta y de inventario. El uso correcto de este o su interpretación marcarán la diferencia entre una temporada de ventas exitosa que ayude al negocio a prosperar o se estancará en el camino por un mal manejo. Es por esto que deberías saber ¿qué es exactamente un reporte de inventario? y ¿cuál es la forma de crear estos documentos? si resuelves estas dos incógnitas ayudarás a mejorar tu negocio.

Tu empresa tiene todo el dinero en sus existencias, por esto es tan importante tener un inventario correcto. Sin inventario, no hay nada que vender y no hay negocio. Por eso es de mucha importancia conocer la cantidad que queda en tu almacén y lo que sale y entra por las ventas. Existen muchos tipos de reportes de inventario y cada uno tiene una utilidad específica. De hecho, los reportes de inventario tienen funciones que integran varias áreas de la empresa y pueden ser útiles para prevenir robos, tanto internos como externos, o mejorar el posicionamiento de ciertos artículos dentro de la tienda para poder venderlos o realizar promociones de estos en el minuto correcto.

Antes de abrir tu planilla de excel y comenzar a trabajar en tu inventario debes preguntarte qué es lo que quieres obtener exactamente de esos reportes. De esta manera, tus tomas de inventario serán precisas y te permitirán tomar mejores decisiones.

Considera qué herramientas tecnológicas tienes disponibles en tu negocio: ¿Computadoras? ¿Un celular? ¿Una laptop? ¿Lectoras de código de barras, balanzas? Sin duda necesitarás un software que te permite conectar toda estas herramientas con cada venta que hagas y que pueda ser usado en todas tus plataformas. De hecho, en México un 15% de problemas en la tomas de inventarios es porque no pueden enlazar todas las herramientas que tienen en su tienda para hacer las tomas de inventario de forma fácil.

Si bien es cierto que puedes usar una hoja de cálculo para llevar el control de tu stock, recuerda que si cuentas con muchos productos y variantes de estos, tu control de inventario manual se demora horas en ser realizado o se descuadra rápidamente por algún error de traspaso humano.

Es mucho más amigable y eficiente utilizar un software que te permita realizar las tres operaciones de manera automática. Mientras vas vendiendo, los artículos deben salir automáticamente del inventario y agregarse a un reporte de ventas para que puedas analizar la información de tu negocio sobre la marcha, mucho más fácil si este software de ventas especializado está en la nube y puedes contar con él de forma online estés donde estés, conectando desde cualquier dispositivo a internet. Esto te liberará mucho tiempo en tu día a día y tus clientes disfrutarán de este beneficio en el proceso de compra. Tus vendedores sabrán con exactitud si tienes algún producto en específico en bodega y donde está almacenado. Si tienes más de una tienda por ejemplo podrás ver el stock actual de todas ellas en línea o simplemente saber cómo va el día en cuanto a las ventas.

6 pasos que te ayudarán a controlar inventario:

1. Crea la lista de tus productos:

En la hoja de cálculo, tu cuaderno (te recomiendo digitalizar este paso), o cualquier base de datos que contenga la información de tu inventario, debes incluir cantidades, variantes, código identificador del artículo como el sku y precios de venta, así como cualquier otra información que creas necesaria. Si quieres una guía, te comparto en el siguiente link el paso a paso de cómo hacer un inventario en Excel.

2. Entrada y salida de tus productos - línea de tiempo:

Para poder obtener la información al día y de forma correcta, debes analizar los reportes a base de períodos de venta. La línea de tiempo puede ser por día, una semana o un mes, deberás ingresar cuando adquieres un producto en tu sistema con toda su información de compra para ayudar en tu inventario, luego cuando sea vendido se ingresa la salida del producto y todas las ventas de este.

3. Genera tus reportes:

Selecciona qué reportes vas a generar a partir de una fecha exacta o rango, también puedes realizar reportes por un producto o vendedor en específico con la información de venta. Si no tienes mucha experiencia, lo más recomendable es generar reportes automáticos que son normalmente predefinidos en los software especializados.

4. Reportes diarios:

Recuerda generar reportes de manera diaria o mensual. Conviértelo en un hábito, ten el control de los ritmos de venta y salidas de tu inventario para poder comparar de manera eficiente los resultados. Esto te ayudará a tener conocimiento total de tu empresa y el control al momento de tomar decisiones importantes y tener el éxito esperado.

5. Ajusta tus reportes con indicadores claves de rendimiento:

El indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado previamente, son valores que miden el desempeño de los proyectos, actividades y metas de tu negocio, y sirven para saber qué tan cerca estás de los objetivos anuales fijados. También recuerda que distintas frecuencias servirán para distintos equipos de tu empresa. Por ejemplo, el área de Marketing puede beneficiarse de un reporte semanal para ver los resultados del lanzamiento de productos nuevos con relación a productos antiguos en tu inventario.

6. Mide y analiza el crecimiento de tu empresa:

Puedes empezar a comparar el crecimiento de tu negocio con períodos anteriores. Con los reportes podrás comparar por ejemplo navidad 2021 con navidad 2022 y hacer predicciones para el 2023. Por eso es tan importante compensar a realizar las tomas de inventario y sacar reportes teniendo el control.

Cómo controlar el inventario de mi negocio

Como te mencioné anteriormente, existen varios tipos de reportes de inventario, que cumplen distintas funciones y arrojan información muy útil para conocer tu empresa. Es importante recordar que el inventario no se puede manejar de forma aislada, tiene relaciones estrechas con las ventas, marketing y logística. Por ese motivo, vamos a empezar por revisar los reportes automáticos. Sin embargo, recuerda que si no cuentas con un software de ventas especializado, no podrás acceder a esta información de forma fácil y rápida. Es por esto que te recomiendo contar con un software como Bsale que te ayude a tener tu inventario al día de forma automática con un solo click, no necesitarás nada especial porque funciona solo con tener un dispositivo con internet a mano, esto te aliviará la tarea todos los días.

5 tipos de reportes de inventario.

1. Inventario valorizado

Indica el capital total invertido en mercadería en tu empresa. Es una lista de tu inventario actual con valores de compra que te permitirá presupuestar y planificar en función a tus existencias.

2. Stock Crítico

Este reporte te permite ver todos los productos que cuentan con pocas unidades y tengas tiempo para reponerlos. Si contarás con un software especializado como Bsale, este te alertará cuando el inventario llega a tener stock crítico con el tiempo suficiente para que puedas realizar una orden de compra del producto.

3. Reporte de rendimiento

Este reporte te presentará los productos más vendidos o con mayor margen de ganancia para que puedas reinvertir en ellos y hacer crecer tus márgenes de manera más estratégica e inteligente.

4. Inventario teórico vs. real

Este reporte se recomienda realizar una vez al mes, es de suma importancia porque te permite identificar pérdidas de inventario y optimizar su seguridad. Se obtiene contrastando el inventario que refleja el software con tus existencias de bodega o tienda.

5. Inventario histórico

Se usa para anticipar volúmenes de venta en temporada importantes como por ejemplo, un Cyber Day o Navidad del año 2021, proyectando las ventas de las fechas en el 2022. Con el inventario histórico podrás optimizar las prácticas de reporte de inventario implementadas en tu empresa hasta el momento. De esa manera también podrás tener la evolución de tus ventas y sabrás si estás superando tus ingresos con respecto al periodo anterior.

Ahora que sabes la importancia de tener un inventario al día en tu negocio y conoces los cinco tipos más usados, puedes empezar a controlar tu empresa y mejorar tus habilidades analíticas para sacar mejor provecho a tu control de inventario, ayudándote con un software especializado como Bsale que te haga la tarea más fácil y te ayude a potenciar tus ventas, realizar todas las proyecciones que necesitas para tomar buenas decisiones en el minuto correcto.

Si quieres conocer más de algunos de los proveedores de software en México que te ayudarán con el control de inventario en tu negocio, te los compartimos a continuación.

Bsale


Alegra


Bind Erp


Contpaqi


Vonus



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